Initialiser un système Kanban n’est déjà pas chose aisée pour une équipe alors quand il s’agit de le faire évoluer, comment faire ? Quelles questions se poser pour aller vers l’amélioration continue ? Quelles informations nous donne notre tableau Kanban pour aller chercher la fluidité ?
Kanban est une méthode qui offre beaucoup de liberté et la plupart des équipes se sentent vite perdues : il n’y a aucun rôle, aucun processus, aucun livrable prescrit par la méthode. Seulement 6 principes qu’il faut bien saisir pour en extraire toute la puissance.
Les 6 principes Kanban
- visualiser
- limiter son travail en cours
- rendre les règles explicites
- gérer son flux
- intégrer des boucles de feedback
- s’améliorer et évoluer
J’ai abordé ces questions lors d’une conférence à Agile Grenoble en 2018. Si vous n’avez pas le temps de regarder la vidéo ci-dessous (47min), passez directement à la suite de l’article.
Kanban : les questions à se poser
Une fois que l’on a initialisé son système Kanban et qu’on souhaite l’améliorer, voici quelques questions à se poser en équipe :
- Que voyons-nous ? On recherche principalement ici les zones où il y a énormément de tickets
- Est ce que tous nos tickets sont là ?
- Quelles sont nos limites ? Indiquez un chiffre à ne pas dépasser. Comment la fixer ? Prenez une colonne où vous considérez qu’il y a trop d’éléments. Comptez le nombre d’éléments et divisez-les par 2.
- Quelles sont les règles d’entrée ? Cette étape est faite pour répondre au principe Kanban n°3 “rendre les règles explicites”.
- L’équipe partage-t-elle les mêmes règles ? A-t-elle envie de les respecter, d’introduire des exceptions ?
- Quelles sont les règles de passage ? Ce sont les règles intermédiaires entre chacune de vos colonnes. Quand passer de “en cours” à “terminé” ou d’une activité A à une activité B .
- Quelles sont les règles de sortie ?
- Quelle est la règle de timeout ?
- Existe-il un rebut ? Vous savez il s’agit du type de demande où on se dit “on va le faire un jour”. Il est préférable d’avoir un rebut. Mais au préalable répondez à cette question : au bout de combien de temps une demande ne peut plus rentrer dans le système ? Il n’y a pas de bonne au mauvaise réponse, fixez ce délai en fonction de votre contexte.
- Qui entretient le flux ? Qui s’occupe de poser des questions, de mettre le système en mouvement ? Cela peut être quelqu’un d’externe pour démarrer ou une personne en volontaire en interne.
- Qui sont nos clients ?
- Quand améliorons-nous notre flux ?
Les outils pour améliorer votre système Kanban
- Jeopardy : vous gagnez si vous trouvez la question à la réponse qui est affichée.
- Le squid : le principe est que l’on pose une question et on affiche les réponses. De ces réponses vont découler d’autres questions. C’est pertinent pour documenter une conversation complexe. Pour en savoir plus, je vous recommande le livre Gamestorming.
- Bien que plus complexe à aborder, vous pouvez tester le jeu du Tao : un jeu sur la quête personnelle que l’on peut décliner avec les équipes.
- Kanban Boostrap : 100 questions à se poser sur chacun des 6 principes de la méthode Kanban.
- L’outil Flow Canvas. Nous travaillons sur cet outil avec Dimitri Baeli. Il s’agit d’un canvas sur lequel vous allez retrouver un certain nombre de dimensions que vous allez pouvoir interroger. Télécharger la vue d’ensemble de Flow Canvas (pdf) et les questions Flow Canvas (pdf).
La question de la gestion des urgences
N’oubliez pas d’aborder en équipe la question de la gestion des urgences. Qu’est ce qu’une urgence dans votre contexte ? Comment la gérer ? Questionner la notion d’urgence et surtout celle d’impact. Plus vous êtes sous urgences, moins vous êtes capable de planifier et de prédire.
Initialiser son système Kanban
Si vous n’en êtes pas encore au stade de l’amélioration, je vous propose de regarder ces 2 vidéos dans lesquelles je donne des conseils pour initialiser votre flux Kanban.
